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Segelklub Alsdorf e.V.
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DSGVO

Datenschutzordnung im Sportverein

 

Präambel

 

Der Segelklub-Alsdorf e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene

Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der

Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung

und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen

einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten,

gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und

Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl

automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in

Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet

veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die

EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese

Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten,

zu beachten.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

 

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede

Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein

Einzelblatt angelegt. 

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die

folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,

Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und

ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der

gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf.

Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein

betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet,

soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände

beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

 

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene

Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die

Presse weitergegeben. 

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:

Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen

gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten

Personen. 

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der

Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit

Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht. 

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach

§ 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem

Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas

Abweichendes regelt. 

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der

Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach

Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen

von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

 

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und

Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern)

insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim

Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit

zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur

herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung

von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen

Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine

solche Herausgabe. 

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung

satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer

Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der

Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als

Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren

initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen

Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

 

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-

Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. 

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen

Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet

werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten

haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter,

Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit

personenbezogenen Daten zu verpflichten. 

 

§ 8 Datenschutzbeauftragter

 

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten

Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen

Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand

nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die

erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu

benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im

Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen

Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

(alt: Begründung, aus welchen Gründen der Verein derzeit keinen Datenschutzbeauftragten

zu bestellen hat).

 

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

 

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und

Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit.

Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den

Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener

Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des

Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die

Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der

Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen

datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters

Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb

eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist

unanfechtbar.

 

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

 

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen

Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –

weitergabe ist untersagt. 

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese

Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen

sind, geahndet werden. 

 

§ 11 Inkrafttreten

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018

beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

 

 

 

 

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